Converter relatório de Access em documento Word – (passo a passo)

Microsoft Access é um DBMS (sistema de gerenciamento de banco de dados) popular que permite aos usuários criar e gerenciar bancos de dados. Oferece diversos recursos e utilitários excelentes para geração de relatórios, que podem resumir e apresentar dados em formato estruturado. No entanto, pode haver momentos em que você precise converter o relatório do Access em um documento do Word para posterior edição, distribuição ou apresentação.

Neste artigo, exploraremos por que você precisa exportar o relatório do Access para um arquivo Word e um guia passo a passo completo sobre como fazer isso.

Por que você precisa converter relatórios de Access em arquivos do Word?

Aqui estão alguns dos motivos pelos quais você precisa exportar seus relatórios de banco de dados do Access para documentos do Word:

1. Edição fácil – Os arquivos do Word são mais fáceis de editar e modificar em comparação com os relatórios do banco de dados Access.
2. Formatação aprimorada – O Microsoft Word oferece recursos de formatação mais avançados, como títulos, estilos de texto, layouts e designs.
3. Colaboração – Muito provavelmente, os documentos do Word são usados ​​para colaboração e compartilhamento. Permito que outros adicionem comentários e sugestões.
4. Integração – Os arquivos do MS Word podem ser facilmente integrados com outros aplicativos e ferramentas do MS Office.

Leia também: Como converter relatório de Access em arquivo PDF?

Maneiras de converter relatório de Access em documento do Word

Para a conversão do relatório do Access para Word, você pode tentar os métodos abaixo:

Quando qualquer usuário exporta o relatório do Access, o assistente exporta os layouts e dados do relatório do Access e os mantém no documento do Word. O assistente toma todo o cuidado para não fazer nenhuma alteração no padrão de formatação. Ele apresentará um documento do Word exportado semelhante ao relatório do Access.

Maneira 1 – Exportar dados do Access para um documento do Word

Aqui estão as etapas a seguir para exportar dados do Access para um documento do Word. Seguindo estas etapas, você pode publicar facilmente o relatório do Access como um documento do Word.

Mesmo após exportar o relatório do Access para Word, é possível realizar quaisquer modificações de formatação. Todos os objetos exportados dos relatórios do Access para MS Word estão no formato RTF (Rich Text Format).

• Faça uma seleção para o Relatório de Access que deseja exportar para o documento Word.
• Agora na janela do aplicativo Access vá até a aba “Dados Externos”.
• Depois disso entre no Grupo de Exportação. Toque na opção Mais.

• Na lista suspensa de mais opções, escolha Word.

• Agora você verá na sua tela uma Janela de Exportação – Arquivo RTF aparece e se abre.

• Clique na opção de navegação para atribuir o local onde deseja armazenar seu documento do Word.
• Toque na opção OK.
• Se não quiser salvar a etapa de exportação para referência futura. Em seguida, clique na opção Fechar presente na parte inferior da janela de salvamento e exportação.

• Você receberá uma mensagem durante o processo de exportação do relatório do Access para o Word.
• Após a conclusão do processo de exportação. É hora de visualizar o documento. Para isso, o Access abrirá o documento Word após o término da tarefa de exportação.

Alternativamente, você também pode ir manualmente para o local atribuído na etapa acima para salvar o documento exportado.

Maneira 2: usar mala direta para enviar dados de Access para o Word

Usar a mala direta para enviar dados do Access para o Word é a melhor maneira de manter seus dados do Access funcionando.

Aqui estão as etapas completas para fazer uma mala direta do Word no aplicativo Access:

• Primeiro, abra o banco de dados Access que contém os endereços que você deseja mesclar com seu aplicativo Word.
• Se o Painel de Navegação não estiver aberto, pressione F11 para abri-lo.
• Escolha a consulta ou tabela do Access que contém os endereços. Mas se esses campos de endereço se estenderem por várias tabelas. Em seguida, primeiro faça uma consulta de seleção simples com todo o campo obrigatório necessário. Depois disso, use essa consulta para o processo de mesclagem.
• Vá para Dados Externos Depois e no grupo Exportar escolha a opção Word Merge.

• Isso abrirá a caixa de diálogo do Assistente de mala direta do Microsoft Word.
• Selecione entre as duas opções se:

1. Você deseja vincular seus dados a um documento existente do Microsoft Word.
2. Ou crie um novo documento e vincule os dados a ele.

• Depois de escolher qualquer uma das opções acima. Toque no botão OK.

Depois de executar a etapa acima, você verá um documento do Word junto com o painel de mala direta. A guia Correspondências será aberta na tela do seu PC.

• Você pode seguir as etapas do assistente tocando em Anterior e Próximo. Ele está presente na seção inferior do painel Mala direta.

• Na terceira etapa do assistente, você não precisa escolher a lista de destinatários novamente. Como isso já foi determinado no Access. Mas se você quiser verificar a lista final, clique em Editar lista de destinatários. Na caixa aberta de Editar lista de destinatários, você pode facilmente remover destinatários individuais da mesclagem, realizar a classificação, aplicar um filtro à lista, etc.
• Na 4ª etapa do assistente, você deverá escrever a carta (a menos que esteja trabalhando com um documento existente).
• No 5º passo do assistente, utilize os botões Anterior (<<) e Próximo (>>). Isso mostrará como ficarão os dados após serem mesclados ou após a impressão do documento.
• Na etapa 6 do assistente, toque na opção Imprimir e escolha as opções de impressão conforme sua preferência.
• Agora é hora de salvar e fechar o documento do MS Word.

Leia também: Como converter banco de dados Access em aplicativo Web?

Maneira 3: Converter relatório de Access em documento do Word usando VBA

Outro método que você pode tentar exportar o relatório do Access para o Word é executar o VBA (Visual Basic for Applications) ou macro no Editor VBA. Mas lembre-se de que esse método requer mais conhecimento técnico de codificação e sintaxe para realizar seu trabalho com êxito.

Para fazer isso, siga cuidadosamente as instruções abaixo:

• Primeiramente, abra o banco de dados Access >> pressione as teclas ALT + F11 juntas para abrir um editor VBA.
• Em seguida, vá em Inserir >> Módulo para escrever um script VBA para exportar os relatórios do banco de dados.

• Agora, escreva o código VBA abaixo:

Sub ExportReportToWord()

Dim objWord As Object

Dim objDoc As Object

Dim reportName As String

Dim filePath As String

‘ Set the name of the report

reportName = “YourReportName”

‘ Set the file path

filePath = “C:\Path\To\Your\Document.docx”

‘ Create a new instance of Word

Set objWord = CreateObject(“Word.Application”)

objWord.Visible = True

‘ Create a new document

Set objDoc = objWord.Documents.Add

‘ Export the report to RTF

DoCmd.OutputTo acOutputReport, reportName, acFormatRTF, filePath

‘ Open the RTF file in Word

objDoc.Content.InsertFile filePath

‘ Save the document as a Word file

objDoc.SaveAs2 filePath, wdFormatDocumentDefault

‘ Close Word

objWord.Quit

‘ Cleanup

Set objDoc = Nothing

Set objWord = Nothing

MsgBox “Report exported to Word successfully.”

End Sub

• Por fim, execute o código para automatizar o processo de exportação.

E pronto!

Perguntas frequentes relacionadas:

Você pode compartilhar o Access no Word?

Sim, o banco de dados Access pode ser facilmente compartilhável no Word.

Como concedo Access de edição no Word?

Para conceder Access de edição no Word, você deve navegar até Arquivo > Informações. Selecione Proteger documento >> Habilitar edição.

Como transfiro dados do Microsoft Access para o Word?

Você pode transferir dados do Microsoft Access para o Word usando Exportar — Assistente de arquivo RTF integrado.

Leia também: Converter OU migrar um banco de dados Access para SQL Server

Conclusão

A conversão do relatório do Access em documento do Word permite maior flexibilidade na edição e formatação. Seguindo os métodos mencionados acima, você pode transferir seus dados do Access para o Word com sucesso. Este processo é particularmente útil para criar documentos sofisticados e com aparência profissional que podem ser facilmente compartilhados e colaborados.

Pearson Willey

Pearson Willey é escritor de conteúdo de sites e longo- planejador de conteúdo do formulário. Além disso, ele também é um ávido leitor. Assim, ele sabe muito bem como escrever um conteúdo atraente para os leitores. Escrever é como uma vantagem crescente para ele. Ele adora explorar seu conhecimento no MS Access e compartilhar blogs de tecnologia.